RODO

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych jest Miejski Zakład Komunikacji Sp. z o.o. w Chojnicach, ul.Angowicka 53, 89-600 Chojnice
Kontakt:mzk@mzkchojnice.pl, tel.52 3972200 lub 523976511

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować: iod@mzkchojnice.pl

PODSTAWY PRAWNE I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

PASAŻEROWIE
MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach. będzie przetwarzał dane osobowe w ramach swojego uzasadnionego interesu tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Takim uzasadnionym interesem będzie między innymi: udzielanie odpowiedzi na zgłoszone reklamacje lub skargi, w celu poprawy jakości usług świadczonych, kontroli ważności posiadanego biletu lub dokumentu uprawniającego do korzystania z ulgowych przejazdów, wykrywania nadużyć i zapobiegania im, a także dochodzenia roszczeń   (m.in. na skutek uszkodzeń lub innych zniszczeń na mieniu) oraz obrony przed roszczeniami lub tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora.

KORESPONDENCJA TRADYCYJNA ORAZ  E–MAIL
Dane osobowe przetwarzane będą do celów związanych z prowadzoną korespondencją
w zależności od jej zakresu m.in. odpowiedzi na zgłaszane wnioski lub skargi. Wówczas przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem ADO.  Dane osobowe mogą być również przetwarzane w przypadku dochodzenia oraz obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach. W takim przypadku ADO będzie przetwarzał dane osobowe również w ramach swojego prawnie uzasadnionego interesu.

USŁUGODAWCY
Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku realizacji umowy dane osobowe będą przetwarzane także w celu wypełnienia obowiązków prawnych spoczywających na MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach, które są określone w obowiązujących przepisach prawa (np. wystawiania i przechowywania właściwych dokumentów księgowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny spoczywający na ADO. MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach może również przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami wynikłymi na tle realizacji umowy.
W takim przypadku dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach.

KONTRAHENCI
Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, a w przypadku zawarcia umowy w celu prawidłowej realizacji usług świadczonych przez MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach (w zależności od wyboru rodzaju usług jak m.in. korzystania z usług stacji paliw, z usług OSKP czy usług reklamy na pojazdach MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach – (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa np. wystawiania i przechowywania właściwych dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – obowiązek prawny ciążący na ADO. Dodatkowo MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach będzie przetwarzał dane osobowe w ramach swojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest m.in. rozpatrywanie składanych reklamacji oraz skarg, windykacji nieopłaconych należności względem MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach, a także ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (m.in. na skutek uszkodzeń lub innych zniszczeń na mieniu) oraz tworzenie zestawień i analiz na potrzeby wewnętrzne MZK Sp. z.o.o. w Chojnicach. 

REKRUTACJA
W przypadku złożenia/przesłania do MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach CV lub listu motywacyjnego, dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzoną rekrutacją oraz podjęciem przez ADO czynności przed zawarciem umowy, a także w związku z obowiązkami prawnymi spoczywającymi na MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach, które wynikają z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy. W przypadku gdy dane osobowe umieszczone w CV bądź liście motywacyjnym będą wykraczały poza zakres określony w art. 221 Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ADO będzie je przetwarzał na podstawie udzielonej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. ADO będzie przetwarzał dane osobowe również na potrzeby przyszłych rekrutacji, jednakże tylko i wyłącznie w sytuacji gdy uzyska na takie działania pozwolenie w postaci odpowiedniej zgody, wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019, poz. 2019)

WIZERUNEK
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu publikacji wizerunku na stronie internetowej, mediach społecznościowych, w materiałach reklamowych bądź ofertowych MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach lub w prasie, wówczas dane osobowe będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

MONITORING WIZYJNY
Dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego  są przetwarzane w celu prawidłowego realizowania usług tj.: zapewnienia bezpieczeństwa pasażerów i pracowników MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach,  zapewnienia bezpieczeństwa mienia, rozstrzygania sporów, wyjaśniania sytuacji konfliktowych związanych z wniesionymi skargami lub odwołaniami, rozpatrywania reklamacji oraz w celu dowodowym, będącym realizacją prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek potrzeby wykazania faktów lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach.

KONTAKT TELEFONICZNY
W przypadku kontaktu telefonicznego z ADO, dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f  RODO, tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach ADO lub upoważniony pracownik może poprosić o podanie danych umożliwiających identyfikację osoby.

PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY
Osoba, której dane dotyczą ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej na adres: ul. Angowicka 53, 89-600 Chojnice, elektronicznej na adres poczty e–mai  iod@mzkchojnice.pl lub osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych.

ODBIORCY DANYCH
Przetwarzane przez ADO dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie zawartych umów powierzenia lub innym administratorom danych przetwarzającym dane osobowe we własnym imieniu (w zależności od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych osobowych), m.in. Urzędowi Miasta Chojnice, w celu kontroli realizacji usług, ubezpieczycielowi w zakresie ubezpieczenia OC, osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o właściwe przepisy Ustawy z dnia 11 września 2019 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019, poz. 2019), a także podmiotom świadczącym usługi księgowe, audytowe, ubezpieczeniowe, pomoc prawną, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne (np. hosting), udostępniające narzędzia lub obsługujące systemy teleinformatyczne, podmioty prowadzące działalność płatniczą (np. banki lub operatorzy płatności internetowych).

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach przetwarza dane osobowe przy uwzględnieniu podstawy prawnej oraz celu przetwarzania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oraz przyjętą instrukcję kancelaryjną w zakresie okresów przetwarzania danych osobowych.
- Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ADO przetwarza dane osobowe do czasu jej wycofania.
- Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. w celu realizacji umowy bądź podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy ADO przetwarza dane do czasu jej realizacji (chyba, że obowiązek dalszego przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa np. Ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości).
- Gdy przetwarzanie danych osobowych określają przepisy obowiązującego prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wówczas ADO przetwarza dane osobowe przez okres wynikający z tych właściwych przepisów, lub przez okres ustalony przez ADO na podstawie wewnętrznych zarządzeń m.in.:
- 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,
w przypadku gdy zamówienie publiczne będzie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, dane osobowe będą przechowywane przez okresy wskazane w tych umowach.
- Jeżeli MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wtedy dane osobowe są przetwarzane aż do realizacji tego interesu, lub do czasu zgłoszenia sprzeciwu (z tym zastrzeżeniem, że dane osobowe przetwarzane na podstawie przesyłanej korespondencji nie będą przechowywane przez okres dłuższy niż 5, dane osobowe pozyskane w ramach windykacji należności na skutek przejazdu bez ważnego biletu, przetwarzane będą przez okres 3 lat. Okres przetwarzania danych może być wydłużony w sytuacji gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (np. dane z monitoringu wizyjnego przetwarzane przez okres 21 dni mogą być przetwarzane w dalszym ciągu, aż do czasu zakończenia postępowania sądowego lub likwidacji szkody).

Po realizacji ostatniego z celów, dla którego dane zostały pozyskane, dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub archiwizowane przy uwzględnieniu właściwych przepisów RODO.

ZAKRES PRZYSŁUGUJĄCYCH PRAW
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach oraz w celu zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, ADO informuje o prawach, które przysługują osobom których dane dotyczą:

Prawo dostępu do danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych – ADO przekazuje osobie której dane dotyczą informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także o zakresie danych, które są przetwarzane. ADO przekazuje ponadto kopię danych osobie występującej z żądaniem przekazania kopii danych,
Prawo do sprostowania danych (poprawienia danych) – ADO na żądanie osoby, której dane dotyczą prostuje dane nieprawidłowe lub uzupełnia dane niekompletne.
Prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”)–  osoba, której dane dotyczą może żądać od ADO usunięcia danych, w sytuacji gdy jej zdaniem nie służą one realizacji żadnego celu przetwarzania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – ADO zaprzestaje przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania działań uzgodnionych z osobą, której dane dotyczą, w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub przetwarzane są niezgodnie z prawem, a także przypadkach gdy ADO nie potrzebuje zgromadzonych danych ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami bądź na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania,
Prawo do wniesienia sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba że ADO wykaże istnienie ważnych – prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania,
Prawo do przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od ADO dane jej dotyczące w formacie, który daje możliwość odczytania danych przez komputer. Osoba, której dane dotyczą ma prawo również do żądania przesłania tych danych (jeżeli możliwości techniczne na to pozwolą) innemu podmiotowi.

ADO nie jest zobowiązany do realizacji wszystkich ww. uprawnień, w każdym zakresie i w każdym przypadku. Konkretne uprawnienia przysługują bowiem w zależności od tego na jakiej podstawie prawnej oparte jest przetwarzanie i jaki jest jego cel.

ADO informuje również, o przysługującym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującym prawem. Organem nadzorczym w kwestii ochrony danych osobowych jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych. 

OBOWIĄZEK/DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
Podanie ADO danych osobowych, które są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. A RODO tj. na podstawie zgody jest dobrowolne. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B RODO, wówczas podanie danych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych objętych art. 6 ust. 1 lit. C RODO tj. obowiązkiem prawnym ciążącym na ADO jest warunkiem ustawowym. W sytuacji gdy MZK Sp. z .o.o. w Chojnicach przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO podanie tych danych przez osobę której dane dotyczą jest dobrowolne. Niepodanie danych osobowych w zależności od konkretnej przesłanki przetwarzania określonej powyżej, może skutkować brakiem możliwości realizacji przez ADO poszczególnych celów, dla których dane osobowe są pobierane.

REALIZACJA PRAW, OSÓB KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
ADO komunikuje się z osobą, której dane dotyczą w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, a także prowadzi komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie, jak również ustnie, o ile potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Odpowiedzi udziela się bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania ADO poinformuję osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu. ADO w ramach powyższej komunikacji nie pobiera opłat, może jednak pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ADO może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany jak również nie podlegają profilowaniu.

Wytworzył: Bartosz Knitter
Data wytworzenia: 2019-02-18 14:01
Opublikował: BIP
Data opublikowania: 2019-02-26 10:38
Ostatnia zmiana: Aktualizacji informacji
Data ostaniej zmiany: 2021-03-10 09:36
Rejestr zmian tej strony
Liczba wyświetleń strony: 881